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¿En qué gasta su compañía? ¿sabe exactamente para qué se destina? ¿quién autoriza las compras? ¿son redituables? Todas estas consideraciones, aunque parezcan obvias, muchas veces no se tienen claras y esto es porque se carece de un método efectivo, rápido y práctico que dé visibilidad de los montos que una empresa destina durante un periodo determinado.
Esta situación, hasta hace algunos años, era común debido a lo complicado que resultaba llevar registros oportunos y claros de la contabilidad de las organizaciones y lo que contemplaba, como, por ejemplo: las compras, adquisición de suministros, el cumplimiento de pagos y el control de gastos. Sin embargo, con el avance de la Transformación Digital y la implementación de más y mejor tecnología, esto ha cambiado notablemente.
Y es que, a partir de la última década, surgieron en el mercado no solo prácticas, sino también herramientas tecnológicas capaces de cubrir este trabajo de una forma efectiva. Tal es el caso del segmento Business Spend Management (BSM), perteneciente al ámbito del procurement organizacional, conformado por soluciones -casi en su mayoría en la nube- que unifican y potencializan todas las aplicaciones necesarias para la gestión de los gastos de negocio.
De manera general, el funcionamiento de este recurso digital (implementado a través de un software) se basa en gestionar de forma eficiente todas las adquisiciones de bienes y servicios clave para la organización de acuerdo con los objetivos planteados. Su utilidad es tanta que cada vez es más empleado en las estrategias corporativas de cada empresa, no solo en las etapas de planeación sino también en la operación diaria.
Esto no es raro si recordamos los cambios que trajo la pandemia. Luego de que esta iniciara y con el subsecuente paro laboral, se hizo evidente un desfase en la operación de las organizaciones y, por consiguiente, en su situación financiera. Por ello, el BSM ha tomado importancia como un recurso que permite tener control y visibilidad total del gasto. Y esta es una tendencia que va al alza.
Por ello, toca revisar cuáles son algunos puntos que harán, a esta tecnología, un elemento cada vez más frecuente en más organizaciones este año:
En este sentido, el software en BSM ayuda a las empresas a seguir operando desde cualquier lugar y momento. Esto significa que cada miembro de la organización puede administrar las tareas contables relacionadas con los gastos de la empresa sin importar su ubicación, lo que favorece a un flujo de trabajo continuo.
Hoy queda demostrado que, cualquier empresa que use software para esta tarea, tendrá mayor agilidad y dinámica, en sus procesos, ante las necesidades y exigencias que se puedan presentar.
Afortunadamente, en México existen distintas opciones en el mercado que entienden y atienden el proceso BSM. Busque cuál es el mejor software para su empresa (en cuanto a capacidad y precio) y comience 2022 con el pie derecho para obtener una adecuada gestión de gastos. Sus finanzas, se lo van a agradecer.
+INFO
Gilberto Garza,
RVP of Sales LATAM, Coupa Software
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